Comece a pensar no inventário de estoque AGORA

Se você já conhece nosso blog, sabe com que frequência postamos conteúdo sobre o inventário de estoque. E por que isso?

Simplesmente porque esse é um dos pontos mais fundamentais do nosso negócio, uma vez que o inventário de estoque resolve cerca de 90% dos problemas de nossos clientes.

Como assim? Calma, vou explicar melhor. Como CMO do OSucateiro.com, eu tenho muito contato com nossos clientes e potenciais clientes, em especial por meio de e-mails e redes sociais. E sabe o problema que eles mais me comentam? A dificuldade em identificar itens obsoletos em seu estoque. 

Ou seja, muitas empresas, hoje, possuem diversos itens obsoletos em seu estoque - que poderiam ser negociados e trazer dinheiro para seu caixa - que ainda não foram identificados. Essas empresas simplesmente não sabem a situação atual de seu estoque, e, posso garantir a você, estão perdendo dinheiro com isso.

E tudo isso devido a uma falha na gestão de estoque ou em seu processo de inventário de estoque. Além disso, muitas empresas ainda não têm uma metodologia padronizada para a realização desse inventário. E todas elas estão saindo atrás da concorrência.

Vamos entender, então, por que o inventário de estoque é assim tão importante, e algumas dicas muito valiosas para fazer o melhor estoque de inventário possível para sua empresa, identificando itens obsoletos e tendo uma visão muito mais abrangente dos seus ativos. Então, continue comigo.

Entendendo o inventário de estoque

Como já citei, o inventário de estoque é usado para saber exatamente quais ativos sua empresa possui, tendo conhecimento completo de todos os itens, incluindo seu valor, status e localização. Lembre-se de que esses ativos são uma grande parte do valor da sua empresa.

Por isso, deixar o inventário de lado não é uma opção. De fato, fazê-lo consistentemente e regularmente fará de você um excelente profissional e, no médio prazo, você otimizará os custos e o tempo do seu negócio. Da mesma forma, é importante determinar a periodicidade com que o inventário de estoque será realizado. 

Não há regras explícitas, mas, em minha experiência com nossos clientes e tendo contato com empresas diversas é que o ideal é que esse processo seja feito pelo menos uma vez por ano, de preferência coincidindo com o fechamento do ano, época em que é necessário avaliar os estoque da empresa.

Mas, se você ainda não realiza inventários de estoque, ou se quer começar a fazer esse processo da melhor forma, minha recomendação é que ele seja feito, ao menos, a cada 6 meses, e preferencialmente a cada 2 ou 3 meses. Afinal, quanto maior essa frequência, menor a probabilidade de erros, mais rápido o tempo para detectá-los e maior a capacidade de reagir e corrigir qualquer desvio.

Vejamos, então, alguns dos erros que você não pode cometer ao realizar seu inventário de estoque (seja ele o primeiro, ou não).

Principais erros no inventário de estoque

Para começar, separei uma pequena lista dos principais erros que muitos cometem ao iniciar o processo de inventário de estoque - e que você pode estar cometendo em sua empresa. São eles:

• Não atualizar o estoque constantemente;
• Não padronizar seus registros;
• Não centralizar as informações;
• Deixar de lado a análise desses dados.

Então, vamos por partes. A coisa mais importante, nesse sentido, eu já mencionei: não atualizar o estoque constantemente. Ou seja, dependendo do seu negócio, é complicado realizar esse inventário apenas uma vez por ano. Isso pode fazer com que você perca o controle do estoque rapidamente.

A segunda questão é sobre padronizar seus registros, que também faz parte de centralizar as informações. Assim, de nada adianta você realizar inventários de estoque constantemente, e deixar de organizar essas informações. Por isso, ao realizar o inventário, encontre uma forma de 1) centralizar todas as informações obtidas em uma mesmo local (softwares de gestão são os mais indicados); 2) padronizar seus registros, evitando que os dados se desencontrem. 

A seguir, temos o último ponto: deixar de lado a análise dos dados. NÃO FAÇA ISSO. Essa é a etapa mais importante do inventário de estoque. Mais do que entender quais são seus ativos em estoque e quantos produtos obsoletos a empresa possui, é importante entender as informações que você conseguiu - por que esse produto tem tantas unidades em estoque? Qual a razão deste item ter um giro tão baixo? Quais são os itens que mais/menos vendem? É estratégico seguir comprando/produzindo esses produtos? E por aí vai...

Então, passando dos erros para os acertos, e para ir finalizando nossa leitura, trago até você algumas boas práticas do inventário de estoque, indicando como você pode fazer desse processo o melhor possível. 

Inventário de estoque: passo a passo

Primeiro de tudo, é essencial que você verifique a localização de todos os itens que estão em sua empresa. Essa é uma tarefa fácil se você tiver os artigos devidamente codificados e solicitados seguindo um padrão ou método específico de armazenamento, o que facilita a pesquisa e a localização de qualquer produto.

Também é essencial que haja uma prova de todos os artigos em um banco de dados simples (é válido, por exemplo, uma planilha do Excel, ou um software, como já mencionei). Em seguida, faça uma contagem de todas as ações da empresa, veja a referência de cada um dos produtos e, com todos esses dados, atualize seu banco de dados. Desta forma, você terá provas dos diferentes itens que estão na empresa e o número de unidades de cada item.

Além disso, meu conselho é fazer uso de um método de classificação que permita fazer um bom inventário, otimizando custos e tempos. Um dos métodos mais difundidos e popularizados no mundo dos negócios é a Classificação ABC, que resulta do Princípio de Pareto e cria uma categorização dos produtos de acordo com sua importância na empresa:

• Classe A : itens mais valiosos da sua empresa e que, geralmente, representam 80% do valor total da ação;
• Classe B : itens de importância secundária;
• Classe C : eles têm uma importância quase irrelevante no valor do estoque.

Com tudo isso, o objetivo é conseguir menos rupturas em seu estoque. Realizando o inventário constantemente, você detecta imediatamente se tem ou não um produto em estoque, se um item vai acabar e se você deve substituí-lo em breve. Dessa forma, você evitará a perda de vendas por não ter produtos disponíveis, consegue detectar itens obsoletos em seu estoque que podem ser vendidos para trazer mais dinheiro para o caixa, e pode criar ações estratégicas para realizar promoções ou liquidações de itens que estão prestes a expirar, por exemplo. 

Bônus: planilha de inventário de estoque

Estamos chegando ao final deste texto, e eu sinceramente espero que todas ou algumas dessas informações possam ajudar você a realizar um inventário de estoque mais eficiente. Como já mencionei, a centralização dessas informações é um passo essencial para atingir esse objetivo. E uma das formas mais simples e conhecidas de realizar esse inventário de estoque é por meio de planilhas.

Por isso, para me despedir de você, e pensando em facilitar ainda mais esse processo, estou deixando um link com um Modelo de Planilha de Controle de Estoque, criado aqui no OSucateiro.com e que pode ser muito útil para você começar a realizar inventários cada vez melhores. 

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Além disso, minha equipe também criou um E-book completo sobre o assunto, o Guia do Inventário de Estoque, que traz de forma ainda mais detalhadas informações importantes sobre o assunto. Vou deixar o link abaixo, para você também poder fazer uso desse material!

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Enfim, agradeço sua leitura e confiança até aqui. Até o próximo artigo!